Programări online făcute de către clienți

Pentru utilizatorii programului ManagerITP sistemul generează link-uri de forma : https://s.smartservicemanager.ro/…/…/ , unde primul grup de puncte de suspensie este înlocuit de numele utilizatorului/numele firmei,iar al doilea, cu serviciul oferit. Aceste link-uri pot fi amplasate pe propriul site sau pe site-uri aparținând unor colaboratori, firme de promovare, ghiduri auto s.a., pe pagini de Facebook, pe pagini din Google Maps sau pot fi trimise prin e-mail (Gmail, Yahoo, WhatsApp, Messenger s.a.). 

Obs. Pentru afișarea completă a serviciilor oferite, nu se completează cel de-al doilea grup de puncte de suspensie rezultând un link de formă: https://s.smartservicemanager.ro/…/ .

În momentul în care un client din mediul online accesează unul dintre link-urile amintite mai sus, va acces la fereastra programatorului online aparțînând stației ITP. În exemplul de mai jos avem situația in care se afișează toate serviciile oferite:

În funcție de tipul de autovehicul deținut, clientul își alege tipul de serviciu de care are nevoie și în momentul în care serviciul este ales, se deschide o altă fereastră prin care clientul își continuă alegerile:

• locația dorită
• inspectorul ITP preferat
• ziua dorită pentru efectuarea inspecției
• ora dorită pentru efectuarea inspecției

Sistemul de programare îi va afișa clientului în ziua dorită doar intervalele de timp disponibile (prin vizualizarea orei de început).

În momentul în care clientul confirmă ora aleasă pentru efectuarea inspecției, se trece la pasul următor : introducerea datelor clientului

• nume și prenume
• adresa de e-mail
• număr de telefon
• număr de înmatriculare

Urmează bifarea căsuței de la Acceptă termenii și condițiile, bineînțeles dacă clientul este de acord cu aceștia, iar la final este confirmarea programării.

Ultima fereastră este cea prin care sistemul îi confirmă clientului programarea efectuată, precum și faptul că datele programării îi vor fi trimise prin e-mail.

Programarea facuta de client apare in programatorul online folosit de inspectorul ITP (aici cu numele de Angajat 1).

Statistici

Modulul Statistici facilitează urmărirea în timp real a activității desfășurate în stația ITP prin diagrame sugestive și comparații între diferite perioade de timp și este un instrument prin care administratorul stației poate să ia informat măsuri de optimizare a activității.

La deschiderea modulului apare fereastra:

Din meniul din stânga putem alege indicatorul pe care dorim să-l vizualizam:

• ITP-urile efectuate
• Vehicule în total
• Vehicule care revin
• SMS/zi
• Clienți

Detalierea se va face pentru primul indicator, ITP-uri efectuate, ceilalți având aceleași caracteristici.

În meniul de sub numele indicatorului avem posibilitatea de a alege:

1. tipul de diagramă: linie sau coloană

    2. perioada de timp pentru care facem analiza

    3. perioada de timp cu care dorim sa comparăm perioada initială

Mai jos se regăsesc diagramele de tip linie pentru compararea a două perioade de timp:

Notificări

Modulul Notificări administrează disponibilitatea sistemului de a trimite notificări clienților, lista clienților care urmează să fie notificați, statusul notificărilor, precum și textul ce este trimis clienților.

 De reținut! Notificarea clienților se face prin SMS și e-mail (prin e-mail doar dacă există acordul clientului – GDPR ok).

În imaginea de mai jos găsiți cum arată fereastra corespunzătoare modulului Notificări cu cele 4 submodule.

Primul submodul este Am notificări destule? și aici se găsește numărul de notificări disponibile care este în funcție de abonamentul ales și numărul de notificări necesare pentru săptămâna în curs determinat pe baza istoricului inspecțiilor efectuate.

Următorul submodul este Inspecțiile care expiră și cuprinde lista clienților al căror ITP le expiră:

Cel de-al treilea submodul ne arată lista clienților și starea mesajelor pentru ei:

Ultimul submodul permite personalizarea mesajului pe care-l primesc clienții. În mesaj se poate introduce numele clientului, numărul de înmatriculare, dată de expirare a inspecției, link de programare s.a.m.d.

Programări făcute de inspectorul ITP

Cu ajutorul modulului Programări făcute de inspectorul ITP se configurează serviciile oferite către clienți și se administrează activitatea desfășurată de către angajații stației.

La prima accesare a acestui modul, fereastra se deschide pe Servicii oferite:

Prin apăsarea butonului Adaugă serviciu nou se accesează fereastra de configurare a serviciului care va fi folosit apoi în programări atât de către clienții online, cât și de inspectorul ITP.

Se completează câmpurile (cele marcate cu *) sunt obligatorii cu următoarele observații :

• Denumire – numele serviciului, preferabil cât mai scurt și cât mai sugestiv pentru clienți
• Culoare – va fi folosită pentru marcarea căsuțelor din programator corespunzătoare acestui serviciu
• Durată – intervalul de timp necesar pentru efectuarea serviciului

• Tip serviciu – valoare fixă – ITP
• Categorii – se poate alege tipul de autovehicul pentru care se oferă serviciul

• Locații – locul unde este oferit serviciul; este important de reținut că sistemul permite folosirea a mai multor locații, lucru valabil și pentru angajați. Inițial se adaugă o locație,ulterior la configurarea serviciilor se poate alege această locație sau se poate adaugă alta. O locație nouă se introduce în fereastra:

Se introduc următoarele date : Denumirea locației , Decalare programare online – este intervalul de timp care se adaugă la ora curentă și în care un client nu poate să facă o programare online; este intervalul de timp în care clientul online poate să ajungă la stația ITP (exemplu : este ora 15.00 și avem stabilită o decalare a programării online de 30 minute; clientul se poate programa începând cu ora 15.30, chiar dacă în programator este posibilă programarea și de la 15.00), Poză locației și Descriere.

• Descriere – informații despre serviciul oferit

Odată completate câmpurile se trece la Pasul următor prin apăsarea butonului din dreapta jos si vom avea fereastra de introducere a angajatului care va efectua acest serviciu. Acesta este ales din lista de angajați care a fost creată în modulul Angajați.

Aici se stabilește programul de lucru al angajatului, iar în modulul Angajați se pot adăuga intervalele de timp când acesta nu este disponibil (pauze planificate sau nu).

După Salvează avem acces la fereastra Programări :

Dacă dorim să adăugăm un serviciu nou sau să modificăm unul deja existent se apasă pe Servicii oferite.În fereastra deschisă avem butonul Adaugă serviciu nou pe care l-am folosit anterior, precum și serviciile deja create pe care putem să le modificăm, șterge sau să le activăm sau nu din butonul Setări.

Revenind la fereastra Programări se poate vedea că în stânga sus apare angajatul pentru care este valabil programatorul (Angajat 1), lista de alegere spre afișare a serviciilor (Tip de serviciu), perioada afișată în programator, modul de vizualizare a programatorului (zile sau săptămâni si scala) și butoanele de tipărire sau export Excel ale programatorului.

Pentru a adăuga o programare nouă inspectorul ITP (aici Angajat 1) apasă butonul Programare nouă și are acces la fereastra de programare :

Se completează câmpurile, cele marcate cu * sunt obligatorii, dar recomandarea este să completăți si restul de câmpuri pentru a avea o baza de date cât mai completa (bineînțeles dacă dispuneți de timpul necesar). Prin apăsarea Salvează se realizează programarea care apare evidențiată în programator :

Prin click peste programare (în zona colorată a programării) se deschide o fereastră cu detaliile programării. 

Prin cele trei butoane din dreapta sus se poate :

• adăuga programarea în Istoric ITP-uri (la finalizarea lucrării sau la sfârșitul zilei, lucrările adăugate apar bifate în programator)
• edita programarea la fel ca și la Programare nouă
• șterge Programarea

Programările făcute de către inspectorul ITP se pot muta prin drag and drop (tragere dintr-o căsuța în alta),pe când cele făcute online de către clienți nu pot fi modificate nici într-un fel.

Istoric ITP-uri

Modulul Istoric ITP-uri conține inspecțiile tehnice periodice efectuate de către firmă și pe baza acestui istoric se fac notificările clienților la expirarea acestor inspecții.

 De reținut! Afișarea datelor din tabel este influențată de alegerea modului de lucru, simplificat sau nu, din meniul Schimbare detalii de profil din Profil (meniul din dreapta sus). Acest lucru este exemplificat în imaginea de mai jos, zona încadrată cu roșu.

În cele două imagini de mai jos sunt redate informațiile afișate în cele două moduri.

Modul simplificat

Modul nesimplificat

În cele ce urmează vom detalia modul nesimplificat, deoarece modul simplificat este inclus în acesta (se afișează mai puține date).

Pentru introducerea de inspecții în istoric sunt disponibile trei căi : 

1. import de date – recomandat la inițializarea stației ITP prin fișiere Excel
2. introducere punctuală – prin butonul Adaugă ITP se adaugă un număr mic de inspecții omise 
3. introducerea automat din programator – prin confirmarea inspecțiilor efectuate

1. import de date

Dacă începeți să folosiți ManagerITP un ajutor neprețuit îl reprezintă importul de date: dacă aveți deja un istoric al inpecțiilor ITP efectuate în cadrul stației, puteți importa prin fișiere Excel acest istoric cu condiția ca să respectați întocmai formatul arătat în pagina de import.

Pentru a începe importul se accesează din meniul Profil căsuța Import date conform imaginii de mai jos:

Se va deschide fereastra de import unde aveți modelele fișierelor Excel prin care se pot importă inspecțiile efectuate, precum și căsuțele de Selectează fișierul și Import date prin care începem acest proces.

Important! Pentru a avea un istoric corect folosiți primul model de fișier, cel ce conține dată efectuării inspecției și termenul de valabilitate. În cazul nefericit în care mai aveți doar dată expirării, puteți folosiți modelul doi, sistemul va aproxima dată efectuării inspecției și termenul de valabilitate însă fără nici un efect asupra corectitudinii notificărilor.

Dacă doriți să introduceți și Marca, Tip și CIV, puteți suplimenta fișierele cu coloane corespunzătoare acestor date.

2. introducere punctuală

Această se realizează prin apăsarea butonului Adaugă ITP și completarea datelor în câmpurile corespunzătoare cu observația că acele câmpuri care sunt marcate cu * sunt obligatorii. 

Prin apăsarea butonului Salvează informațiile sunt introduse în sistem și inspecția apare în istoric ca și în imaginea de mai jos :

3. introducerea automată din programator

În momentul în care se finalizează o inspecție sau la sfârșitul zilei, inspectorul ITP care operează în modulul Programări introduce automat inspecția efectuată în Istoric ITP-uri prin apăsarea căsuței corespunzătoare inspecției și apăsarea butonului + , de adăugare în istoric.

După apăsarea butonului + se deschid la fel ca și la introducerea punctuală cele două ferestre de introducere a datelor și pe care le găsiți mai jos:

Prin apăsarea butonului Salvează informațiile sunt introduse în sistem și inspecția apare în istoric ca și în imaginea de mai jos :

Modul de lucru cu baza de date Istoric ITP-uri

Pentru a găși rapid o inspecție ITP sau mai multe în baza de date putem folosi filtrarea după Perioada și/sau adăugarea de filtre suplimentare : Categorie si/sau Valabilitate, exemplificate mai jos. Aceste filtre se află în partea stânga, deasupra tabelului.

Inspectorul ITP poate să modifice sau chiar să șteargă inspecții din istoric prin apăsarea butoanelor de Editare și Ștergere din rândul corespunzător.

Agendă

Modulul Agendă stochează informații despre firmele care aduc mașinile pentru ITP, datele de contact ale conducătorilor auto, precum și status-ul GDPR.

 De reținut! Dacă nu există acceptul clientului pentru prelucrarea datelor (GDPR), sistemul nu va trimite notificări prin e-mail la expirarea inspecției tehnice periodice.

În imaginea de mai jos găsiți cum arată fereastra corespunzătoare modulului Agendă.

Pentru introducerea de noi  contacte sunt disponibile trei căi : 

1. import de date – recomandat la inițializarea stației ITP prin fișiere Excel
2. introducerea automată prin adăugarea de inspecții în Istoric ITP-uri atât prin adăugarea punctuală, cât și prin introducerea automată din programator (vezi modulul Istoric ITP-uri) 
3. introducerea punctuală de contacte prin apăsarea butonului Contact nou

2. introducerea automată prin adăugarea de inspecții în Istoric ITP-uri

Introducerea de inspecții în istoric este tratată în modulul Istoric ITP-uri, iar după cele două modalități avem tabelul de formă:

Se observă că în acest caz în coloana Status GDPR apare Consimțământul nu a fost listat: se apasă butonul Listare consimțământ (butonul cu imprimantă), se tipărește consimțământul corespunzător clientului și dacă acesta este de acord și îl semnează, se bifează căsuța de culoare verde.În fereastă deschisă se confirmă acceptul clientului.

În acest moment clientul poate fi notificat și prin e-mail: status-ul din coloana GDPR apare ca GDPR OK (vezi mai jos).

3. introducerea punctuală de contacte prin apăsarea butonului Contact nou

După apăsarea butonului se deschide o fereastră în care se completează datele noului contact:

Prin apăsarea butonului Salvează se crează noul contact:

Pentru schimbarea status-ului GDPR se procedează ca și la punctul anterior: listare, accept client prin semnare consimțământ, bifare accept client. La final vom avea un contact complet de forma:

Modul de lucru cu baza de date Agendă

Pentru a găsi rapid un contact putem folosi filtrelor din partea stânga, deasupra tabelului. La fel ca și pentru alte module datele se pot edita sau chiar șterge prin apăsarea butoanelor de Editare și Ștergere din rândul corespunzător.

Angajaţi

Modulul Angajați permite adăugarea sau ștergerea de persoane în sau din echipa de lucru a stației ITP, precum și stabilirea programului de lucru, inclusiv a pauzelor programate (sărbători legale, concedii, pauze de masă) sau neprogramate (îmbolnăviri, învoiri).

 De reținut! Persoana care s-a logat prima dată în sistem (vezi Logare utilizator nou) este trecută automat în rândul angajaților; ea este persoana care administrează profilul de pe ManagerITP, respectiv deține/administrează stația ITP. Această persoană stabilește echipa și orarul de lucru și poate fi la rândul ei cu statut și de angajat.

În imaginea de mai jos găsiți cum arată fereastra corespunzătoare modulului Angajați si în care observăm că avem în tabelul Angajați deja o persoană: Utilizator. Această poate, cum am spus anterior, să administreze contul sau poate să fie unul dintre angajați.

Pentru a adăuga un angajat nou administratorul contului apasă butonul Angajat nou și trimite prin e-mail o invitație persoanei respective.

Noul angajat confirmă în e-mail-ul primit aderarea la echipă:

După confirmare persoana invitată trebuie să se autentifice completându-și datele în fereastra:

 După apăsarea butonului Înregistrare noua persoană (în exemplul nostru Angajat 1) va avea acces la sistemul ManagerITP. În tabelul Angajați apare și nouă persoană – Angajat 1.

Administratorul contului poate să modifice datele angajatului sau chiar să-l șteargă (cu transferarea datelor către un alt angajat) prin apăsarea butoanelor de Editare și Ștergere din rândul corespunzător. Mai jos imaginile după apăsarea acestor butoane:

Tot administratorul contului stabilește programul de lucru în modulul Programări la setarea Servicii oferite și întreruperile programate sau nu din programul de lucru în acest modul prin apăsarea butonului Pauză nouă. Se deschide fereastră de mai jos:

Exemplu de pauză repetitivă (pauza de masă)

Exemplu de pauză nerepetitivă (învoire)

Prin apăsarea butonului Salvează se introduc pauzele în sistem, iar angajatul în cauză nu va putea fi programat pentru efectuarea de servicii: în tabelul Programări din modul Programări perioadele corespunzătoare pauzelor de orice tip sunt marcate cu Nu e disponibil.

Pauzele din exemplu sunt redate în imaginea de mai jos:

La fel ca și la Angajați administratorul contului poate să modifice datele  prin apăsarea butoanelor de Editare și Ștergere din rândul corespunzător.

Configurare Profil

La prima logare sistemul va cere să va initializati datele de profil și acest lucru se face în patru pași prin completarea datelor cerute:

1. Date de facturare
2. Date de contact
3. Schimbare detalii de profil
4. Schimbare parolă

1. Configurare Profil – Date de facturare

Primul pas îl constă în completarea datelor firmei care administrează stația ITP în fereastra de mai jos:

Căsuțele marcate cu * sunt obligatorii și unele au sub căsuța formatul în care se introduc datele. După completare se trece la pasul următor prin apăsarea Date de contact.

      2. Configurare Profil – Date de contact

Pasul doi constă în completarea datelor persoanei care administrează stația ITP în fereastra de mai jos:

      3. Configurare Profil – Schimbare detalii de profil

Următorul pas permite reconfigurarea profilului prin modificarea numelui, prenumelui și a adresei de e-mail corespunzătoare profilului. În plus se poate alege modul de vizualizare a datelor din sistem prin alegerea Modului simplificat sau nu (detalii în Modulul Istoric ITP-uri, Modulul Agenda s.a),  folosirea programărilor online, formatul datei, precum și modul de trimitere a notificărilor.

    4. Configurare Profil – Schimbare parolă

Ultimul pas permite schimbarea parolei în cazul în care sunt suspiciuni de corupere a profilului.

  De reținut! Modificări ulterioare ale profilului se pot face oricând prin accesarea acestuia în meniul din dreapta sus, prima opțiune Profil .

Logare la sistem ca utilizator deja înregistrat – AUTENTIFICARE

Se accesează link-ul de conectare la sistem și pe ecran apare fereastra de autentificare:

Se introduc datele de utilizator și se apasă butonul Autentificare. Acum sunteți logat în sistem.

Important! Sistemul permite înlocuirea numelui de utilizator cu adresa de e-mail!

Dacă ați uitat parola pentru autentificare, se poate solicita resetarea parolei prin apăsarea Ați uitat parolă?

 Se introduce adresa de e-mail folosită la înregistrare și se solicită resetarea parolei prin apăsarea butonului Trimite-mi link-ul de resetare a parolei.

Accesând link-ul primit prin e-mail avem posibilitatea de a reseta parola: se introduce parola nouă, se confirmă parola prin reintroducerea ei și se apasă butonul Resetare parolă. Parola a fost schimbată, cea veche nu mai poate fi folosită.